Was bedeutet revisionssicher archivieren?

Inhaltsverzeichnis:

1. Was bedeutet revisionssicher archivieren?
2. Wer muss revisionssicher archivieren?
3. Warum Revisionssicherheit?
4. Was versteht man unter Archivierung?
5. Was ist eine digitale Archivierung?
6. Wer muss Mails archivieren?
7. Sind digitale Archivierung gesetzlich geregelt?
8. Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?
9. Was muss archiviert werden?
10. Welche Arten der Archivierung gibt es?
11. Warum muss archiviert werden?
12. Was verstehen Sie unter digitaler Archivierung der Eingangspost?
13. Welche Arten von Archivierung gibt es?
14. Welche Mails müssen archiviert werden?
15. Wie kann man E-Mails archivieren?
16. Wie funktioniert elektronische Archivierung?
17. Wie lange müssen digitale Rechnungen aufbewahrt werden?
18. Welche Belege sind im Original aufbewahren?

Was bedeutet revisionssicher archivieren?

Allgemein wird unter einer revisionssicheren Archivierung verstanden, digitale Daten aufzubewahren werden. Und zwar so, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind.

Wer muss revisionssicher archivieren?

Ausnahmslos alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler müssen die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen revisionssicher, also in digitalen Archivsystemen, archivieren. Spezielle Archivierungssoftware ermöglicht Unternehmen eine GoBD-konforme Archivierung.

Warum Revisionssicherheit?

Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein.

Was versteht man unter Archivierung?

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) versteht unter Archivierung „die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“. ... In beiden Fällen stand dies für einen Ort, an dem bedeutende Dokumente und Urkunden aufbewahrt werden.

Was ist eine digitale Archivierung?

Generell meint die digitale Archivierung eine Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten digitalen Datenträger. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.

Wer muss Mails archivieren?

Aus den gesetzlichen Vorgaben ergibt sich, dass jeder Kaufmann, jede Handelsgesellschaft, jede eingetragene Genossenschaft und jede juristische Person E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB/§140 AO), für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahren muss.

Sind digitale Archivierung gesetzlich geregelt?

Diverse gesetzliche Vorschriften (u.a. gdpdu, GOB, GOBS, …) zur elektronischen Archivierung lassen sich in 10 Grundsätzen zusammenfassen: Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.

Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?

Wie bereits erläutert, müssen elektronische Rechnungen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem der Eingang erfolgte. Folglich genügt es nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung.

Was muss archiviert werden?

Zu archivieren sind sowohl analoge Unterlagen (also Papierunterlagen) als auch digitale Daten. Sämtliche Unterlagen und Daten müssen stets vorgelegt werden können.

Welche Arten der Archivierung gibt es?

Grundsätzlich werden zwei Arten der elektronischen Archivierung in SAP unterschieden: die Dokumentenarchivierung und die Datenarchivierung.

Warum muss archiviert werden?

Eine der zentralen Hauptaufgaben der Archivierung ist die nachhaltige Konservierung von Wissen und Know-how in einem Unternehmen. Die Aufgabe des Archivs ist aber nicht nur die reine Sicherung, sondern das Archiv ist auch die Datenquelle für das Wissensmanagement.

Was verstehen Sie unter digitaler Archivierung der Eingangspost?

Digitale Archivierung der Eingangspost: Die Gehring Group agiert für ihre Kunden als regelmäßige externe digitale Poststelle. Hierfür kann entweder eine postalische Umleitung veranlasst werden oder die Gehring Group holt die tägliche Eingangspost zur Bearbeitung bei den Kunden bzw. direkt aus deren Postfach ab.

Welche Arten von Archivierung gibt es?

Grundsätzlich werden zwei Arten der elektronischen Archivierung in SAP unterschieden: die Dokumentenarchivierung und die Datenarchivierung.

Welche Mails müssen archiviert werden?

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

• Aufträge und Auftragsbestätigungen.
• Frachtbriefe.
• Rechnungen und Zahlungsbelege.
• Lieferpapiere.
• Versandanzeigen.
• Reklamationsschreiben.
• Verträge.
• Alle weiteren buchhalterisch relevanten Unterlagen.

Wie kann man E-Mails archivieren?

Öffnen Sie mit der Tastenkombination [Windows]+[E] den Datei-Manager von Windows. Legen Sie einen Ordner mit dem Namen Outlook-Archiv für die E-Mail-Archivierung an: Datei – Neu – Ordner – Outlook-Archiv.

Wie funktioniert elektronische Archivierung?

Generell meint die digitale Archivierung eine Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten digitalen Datenträger. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.

Wie lange müssen digitale Rechnungen aufbewahrt werden?

zehn Jahre Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen. So müssen alle Dokumente mindestens zehn Jahre lang im Archiv liegen und jederzeit zugänglich sein. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darf ein Dokument gelöscht werden.

Welche Belege sind im Original aufbewahren?

4, 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO); lediglich Bilanzen und Abschlüsse müssen im Original aufbewahrt werden. Auch aus umsatzsteuerlichen Gesichtspunkten ergibt sich nichts anderes.