Wie arbeitet ein DMS?

Inhaltsverzeichnis:

1. Wie arbeitet ein DMS?
2. Was macht ein DMS?
3. Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem?

Wie arbeitet ein DMS?

Ein DMS speichert alle eingehenden Dokumente in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv. Die Metadaten der Dokumente oder Dateien werden in einer Datenbank hinterlegt. ... Zu den Metadaten gehören etwa das Erstellungsdatum, die Art des Dokuments, zugeordnete Schlagworte und der enthaltene Text.

Was macht ein DMS?

Ein DMS ermöglicht Mitarbeitern, Dokumente gleichzeitig aufzurufen, zu bearbeiten, zu teilen etc. Die Versionierung von Dokumenten erfolgt automatisch. Eine Dokumentenhistorie gibt genauen Aufschluss darüber, wer wann an welchem Dokument gearbeitet hat (Bearbeitungsverlauf) und was geändert wurde.

Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem?

Vorteile DMS

• Zentrale Datenspeicherung.
• Reduzierung von Suchzeiten.
• Entlastung der Email-Postfächer.
• Einsparung von Archivräumen.
• Suchfunktionen vereinfachen Wissenstransfer und Recherche.
• Ihre Dokumente sind immer und überall verfügbar.
• Versionskontrolle und Revisionssicherheit.
• Senkung der Papierkosten.