Wer führt die Personalakte?

Inhaltsverzeichnis:

1. Wer führt die Personalakte?
2. Wie lange muss man Bewerbungsunterlagen aufbewahren?
3. Wie lange werden Gehaltsabrechnungen gespeichert?
4. Wie müssen Personalakten aufbewahrt werden?
5. Was passiert mit den Bewerbungsunterlagen?

Wer führt die Personalakte?

Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber Personalakten sorgfältig aufzubewahren. Der Kreis der involvierten Mitarbeiter ist möglichst klein zu halten. In aller Regel sind nur der Arbeitgeber selbst sowie befugte Personaler berechtigt, Personalakten zu führen und zu verwalten.

Wie lange muss man Bewerbungsunterlagen aufbewahren?

6 Monate Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen liegt bei max. 6 Monaten. Sofern einem Bewerber abgesagt wird, müssen die Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate nach der Absage vollständig datenschutzkonform vernichtet werden.

Wie lange werden Gehaltsabrechnungen gespeichert?

Da Lohnabrechnungen die Lohnsteuer betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Haben Sie also Lohnabrechnungen aus dem Jahr 2012 vorliegen, können Sie diese ab 2018 entsorgen. Lohnabrechnungen von 2018 können ab Ende 2024 entsorgt werden.

Wie müssen Personalakten aufbewahrt werden?

Idealerweise sind Personalakten auf Papier also in Büroräumen aufbewahrt, zu denen nicht jeder Zutritt hat. Nur wenige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Personalabteilung dürfen Zugriff auf die Personalakten haben.

Was passiert mit den Bewerbungsunterlagen?

Heutzutage ist es die Regel, dass analoge Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht an den Bewerber zurückgesendet werden. In diesem Fall sind die Unterlagen zu vernichten. Das bedeutet, dass diese geschreddert bzw. einer professionellen Aktenvernichtung zugeführt werden müssen.