Wo wird meine Personalakte geführt?

Inhaltsverzeichnis:

1. Wo wird meine Personalakte geführt?
2. Wie lange muss man ein Personaldossier aufbewahren?
3. Wer darf Zugriff auf Personalakten haben?
4. Was tun mit Bewerbungsunterlagen?

Wo wird meine Personalakte geführt?

Über jede*n Bedienstete*n wird bei der Bezirksregierung eine Personalakte geführt. In der Personalakte sind alle Vorgänge über die dienstlichen und persönlichen Verhältnisse der Beamten*innen enthalten.

Wie lange muss man ein Personaldossier aufbewahren?

10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (aufzubewahren sind v.a. Dokumente aus den letzten ein bis zwei Jahren des Arbeitsverhältnisses). Es empfiehlt sich: In regelmässigen Abständen zu überprüfen, ob Personaldaten richtig/aktuell sind bzw. weiterhin benötigt werden.

Wer darf Zugriff auf Personalakten haben?

Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln. Sie muss ausreichend vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein (gemäß § 9 BDSG). Nur Personen, die in der Personalverwaltung arbeiten oder mit Personalangelegenheite betraut sind, dürfen die Akte einsehen.

Was tun mit Bewerbungsunterlagen?

Alle Unterlagen der Bewerbung sind überall fristgerecht zu löschen. Ist die Frist abgelaufen, sind alle Unterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf oder Zeugniskopien, die mit der Bewerbung zu tun haben, unkenntlich zu machen bzw. zu vernichten. Dazu gehören auch Notizen aus dem Bewerbergespräch oder Probearbeiten.