Was ist eine systembeschreibung?

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist eine systembeschreibung?
2. Was ist eine Betriebsdokumentation?
3. Wer erstellt eine Verfahrensdokumentation?
4. Wann braucht man eine Verfahrensdokumentation?
5. Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?
6. Was kostet eine Verfahrensdokumentation?
7. Was bedeutet GoBD-konform?
8. Was ist GoBD 2020?
9. Ist die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD konform?
10. Für wen gilt die GoBD?
11. Welche E Mails müssen archiviert werden?
12. Ist PDF GoBD konform?
13. Was ist revisionssicher?
14. Was muss revisionssicher archiviert werden?
15. Ist SharePoint revisionssicher?
16. Wie Archiviere ich elektronische Rechnungen?
17. Können Rechnungen digital aufbewahrt werden?
18. Wie müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
19. Was ist eine digitale Archivierung?
20. Was bedeutet eine digitale Archivierung der Eingangspost?
21. Wie funktioniert ein Archiv?
22. Welche Belege müssen archiviert werden?
23. Welche Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?
24. Warum müssen Daten archiviert werden?
25. Wie lange müssen Daten aufbewahrt werden?

Was ist eine systembeschreibung?

In der Systembeschreibung zeigt sich der Problemraum des Produktes. Dieser Teil der Dokumentation ist das Abbild der Realität, die Wirklichkeit aus Sicht der Nutzer des IT-Systems. Je mehr ein Team über die Welt weiß, in dem die Software eingesetzt wird, desto besser wird die Lösung.

Was ist eine Betriebsdokumentation?

Betriebsdokumentation (Beschreibung des Einsatzes des Systems in den fachlichen Prozessen, Ablage von Arbeitsanweisungen usw., Internes Kontrollsystem, Sicherheits- und Archivierungskonzepte)

Wer erstellt eine Verfahrensdokumentation?

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen? Kurz: Jeder Unternehmer – und zwar egal ob Großkonzern, Mittelständler, Einzelunternehmer oder Freiberufler ohne Mitarbeiter. Wer noch keine Verfahrensdokumentation hat, muss jetzt allerdings nicht in Hektik verfallen.

Wann braucht man eine Verfahrensdokumentation?

Wollen Unternehmen in Betriebsprüfungen keine Hinzuschätzungen riskieren, müssen sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können, die grundsätzlich aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwender-, einer technischen System- und einer Betriebsdokumentation besteht.

Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?

Verfahrensdokumentation nach GoBD ist Pflicht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. ... Die Verfahrensdokumentation muss danach verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Was kostet eine Verfahrensdokumentation?

Erfahrungsgemäß liegen die Kosten für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation durchschnittlich im Rahmen zwischen 900 EUR und 6.

Was bedeutet GoBD-konform?

Ein Unternehmer handelt GoBD-konform, wenn er über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg, die in den GoBD verankerten Ordnungsvorschriften sicherstellen kann. Die geforderte Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente – ob in Papierform oder elektronisch.

Was ist GoBD 2020?

Januar 2020 gelten für Unternehmen die neuen GoBD. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat diese aktuellen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie jene zum Datenzugriff“ (Kurzform: GoBD) bereits mit einem Schreiben vom 28.

Ist die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD konform?

Um es kurz zu machen: Die Rechnungsstellung mit Word und Excel ist im Normalfall nicht GoBD-konform. Eine GoBD-konforme Arbeitsweise umfasst den Einsatz von Software gemäß GoBD, eine revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation.

Für wen gilt die GoBD?

Welche Daten und Dokumente betrifft die GoBD? Die GoBD gilt für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind. Dazu gehören gemäß § 147 Abs. 1 AO unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Buchungsbelege.

Welche E Mails müssen archiviert werden?

E-Mails müssen nur archiviert werden, wenn es sich dabei um einen Geschäfts- bzw. Handelsbrief handelt oder diese einen steuerlichen Bezug haben. So müssen unter anderem E-Mails mit den Inhalten von Handelsbüchern, Inventaren, Jahresabschlüssen oder auch Buchungsbelegen zwingend archiviert werden.

Ist PDF GoBD konform?

Das PDF-Format ist grundsätzlich gut für die vom Finanzamt geforderte „Unveränderbarkeit“. Für eine GoBD-konforme Speicherung reicht das PDF-Format alleine jedoch nicht aus. ... erstellt und gespeichert, gilt er als digitaler Beleg und muss in einem GoBD-konformen Datei-Management-System (DMS) gespeichert werden.

Was ist revisionssicher?

Allgemein wird unter einer revisionssicheren Archivierung verstanden, dass digitale Daten aufbewahrt werden und zwar so, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind.

Was muss revisionssicher archiviert werden?

Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?

• Bücher und Aufzeichnungen (Grundbuch/Journal, Haupt- und Nebenbücher)
• Inventare.
• Jahresabschlüsse (Bilanzen und GuV)
• Lageberichte.
• Eröffnungsbilanz und die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Ist SharePoint revisionssicher?

Fazit: Bei Beachtung der Besonderheiten bei Einsatz von SharePoint Online und mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist mit SharePoint revisionssichere Archivierung möglich.

Wie Archiviere ich elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt.

Können Rechnungen digital aufbewahrt werden?

Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen. So müssen alle Dokumente mindestens zehn Jahre lang im Archiv liegen und jederzeit zugänglich sein. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darf ein Dokument gelöscht werden.

Wie müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Bei der Aufbewahrung von Rechnungen auf Bild- oder Datenträgern ist zu beachten, dass die Speicherung auf einem Bild- oder Datenträger erfolgt, der innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren lesbar ist.

Was ist eine digitale Archivierung?

Generell meint die digitale Archivierung eine Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten digitalen Datenträger. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.

Was bedeutet eine digitale Archivierung der Eingangspost?

Digitale Archivierung der Eingangspost: Die Gehring Group agiert für ihre Kunden als regelmäßige externe digitale Poststelle. Hierfür kann entweder eine postalische Umleitung veranlasst werden oder die Gehring Group holt die tägliche Eingangspost zur Bearbeitung bei den Kunden bzw. direkt aus deren Postfach ab.

Wie funktioniert ein Archiv?

Ein Archiv ist zunächst einmal ein Ort, an dem vor allem schriftliche Unterlagen aufbewahrt werden, die für ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr unmittelbar benötigt werden, die aber trotzdem einen Wert haben, und die deshalb aufbewahrt werden.

Welche Belege müssen archiviert werden?

Für digitale Belege gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für physische Belege (Papierbelege). Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Es ist nicht zulässig, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!

Welche Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

Originale aufbewahren: 10 Jahre

• Bücher und Aufzeichnungen.
• Inventare.
• Jahresabschlüsse und Lageberichte.
• Bilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen (Vermerke und Erklärungen bezüglich eines zum Jahresabschluss durchgeführten Umbuchungen)
• Rechnungen, sowohl ausgestellte als auch empfangene.

Warum müssen Daten archiviert werden?

Eine der zentralen Hauptaufgaben der Archivierung ist die nachhaltige Konservierung von Wissen und Know-how in einem Unternehmen. Die Aufgabe des Archivs ist aber nicht nur die reine Sicherung, sondern das Archiv ist auch die Datenquelle für das Wissensmanagement.

Wie lange müssen Daten aufbewahrt werden?

Aufbewahrungsfristen – so lange müssen Geschäftsunterlagen und private Dokumente aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung von Unterlagen ist Pflicht für Unternehmer und in einer Reihe von Gesetzen verankert. Je nach Dokumententyp gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren.