Welches PDF Format für Archivierung?

Inhaltsverzeichnis:

1. Welches PDF Format für Archivierung?
2. Ist ein PDF revisionssicher?
3. Ist PDF ein maschinenlesbares Format?
4. Welches PDF A?
5. Welche Dokumente werden archiviert?
6. Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF A?
7. Was ist ein maschinenlesbares Format?
8. Wieso PDF A?
9. Wie erkennt man eine PDF A?
10. Was ist der wichtigste Standard für die elektronische Archivierung?

Welches PDF Format für Archivierung?

Das PDF/A-Format gewährleistet, dass Dokumente in einem Format archiviert sind, mit dem ihre Verfügbarkeit und Lesbarkeit erhalten bleibt, unabhängig davon, mit welchem Programm oder System sie ursprünglich erzeugt wurden. Das PDF/A-Format erhält für die Visualisierung der elektronischen Dokumente alle Informationen.

Ist ein PDF revisionssicher?

Revisionssicherheit: PDF allein garantiert keine Revisionssicherheit. Hier gilt es auch die Prozesse zu betrachten. Die Dokumente sind jedoch durchsuchbar und können vielfältige Metadaten beinhalten. Das Dokumentenformat bildet damit ein solides Fundament für Compliance und Revisionssicherheit.

Ist PDF ein maschinenlesbares Format?

PDF/A-3 eröffnet Möglichkeiten für Elektronische Rechnungen, da nun eine Datei maschinenlesbaren Daten im XML-Format enthalten kann als auch die archivtaugliche PDF-Ausgabe der Rechnung. Im Juni 2014 wurde der ZUGFeRD-Standard veröffentlicht, der auf PDF/A-3 aufsetzt.

Welches PDF A?

PDF/A hingegen exisitiert erst seit September 2005. Es handelt sich dabei um eine Unterart von PDF, welche die Norm ISO 19005 genauer beschreibt. Das Dateiformat wurde speziell für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente entwickelt. Der Buchstabe „A“ in der Bezeichnung steht für „Archiv“.

Welche Dokumente werden archiviert?

Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?

• Bücher und Aufzeichnungen (Grundbuch/Journal, Haupt- und Nebenbücher)
• Inventare.
• Jahresabschlüsse (Bilanzen und GuV)
• Lageberichte.
• Eröffnungsbilanz und die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF A?

Bei einem PDF/A-Dokument handelt es sich um eine geschmälerte Version eines PDF-Dokuments. Das heißt konkret, dass sämtliche Funktionen, die mit der Archivierung nichts zu tun haben, nicht mehr vorhanden sind. Daten gehen dabei nicht verloren. Lediglich das Format ist ein anderes.

Was ist ein maschinenlesbares Format?

Maschinenlesbares Format Unter Maschinenlesbarkeit wird man verstehen können, dass ein Format durch technische Geräte, wie z.B. Computer, lesbar sein muss. Papierausdrucke und PDFs sind nicht maschinenlesbar.

Wieso PDF A?

PDF/A ist eine standardisierte Unterart von PDF. ... Solche Standards sind für die Langzeitarchivierung aber von großer Bedeutung, Zu diesem Zweck wurde PDF/A entwickelt. Der Fokus liegt dabei auf der Speicherung für die Zukunft, daher sind in PDF/A zum Beispiel keine Einbettungen von Audio- oder Videodateien erlaubt.

Wie erkennt man eine PDF A?

Ob eine PDF-Datei im PDF/A-Format vorliegt, ist nicht an der Dateiendung zu erkennen. Diese wird auf jeden Fall „. pdf“ lauten. Die Korrektheit eines Exports ist nur durch eine Validierung – zum Beispiel mit der Preflight-Funktion von Adobe Acrobat 8 Professional (und neuer) – festzustellen.

Was ist der wichtigste Standard für die elektronische Archivierung?

Der wichtigste Standard für die elektronische Archivierung ist das OAIS „Reference Model for an Open Archive Information System“. Das Referenzmodell beschreibt die Funktionen und Komponenten, die für eine langzeitige elektronische Archivierung notwendig sind.